1.    Глоссарий

Термин	Определение
1С: ЗУП 8 КОРП_ОТ	Программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом» на базе платформы «1С», комплексное решение для автоматизации процессов управления человеческими ресурсами в компаниях с любой численностью персонала. Программа содержит все необходимые инструменты для расчетчиков, кадровиков, HR и специалистов по охране труда.

 

Сокращение	Расшифровка
ФТ	Функциональные требования
ОТ	Охрана труда
НСИ	Нормативно-справочная информация
ФТТ	Функционально-технические требования
СОУТ	Спецоценка условий труда
ШР	Штатное расписание
РМ	Рабочее место

2.    Инструкции для функционального блока ОХРАНЫ ТРУДА

2.1  Инструкции по работе в системе

Структура описания и порядок работы

        В описании приводится последовательное изложение всех возможностей программы с точки зрения пользователя с полными правами. Специфика, характерная для пользователей с ограниченными правами (кадровиков, расчетчиков и т. п.). Посмотрим, как в этом решении реализована охрана труда.

         Глава 2.2 является обзорной и позволит быстро узнать о возможностях программы, например для принятия решений.

         Следующие главы следуют в порядке, в целом соответствующем последовательности работы с программой.

         Сначала следует настроить программу, ввести условно-постоянную информацию. Для этого рекомендуется воспользоваться встроенным в нее помощником начальной настройки и заполнения.

2.2 Общая характеристика программы

Конфигурация «Зарплата и управление персоналом КОРП» предназначена для автоматизации кадрового учета, расчета заработной платы и процессов управления персоналом как в крупных компаниях, корпорациях и холдингах, так и в небольших, но быстро растущих компаниях, активно внедряющих HR-технологии,  но гораздо больше возможностей пользователь получает с программой уровня КОРП. Посмотрим на примерах, как в этом решении реализована ОТ при её автоматизации.

Программа обладает следующими основными возможностями.

Каждый работодатель обязан обеспечить должным образом условия труда. И, прежде всего, они должны быть безопасными. Регулируют эти моменты:

• Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29;
• Раздел X. Охрана труда ТК РФ;
• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Благодаря программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП_ОТ можно автоматизировать часть процессов:

• Все инструктажи и тренинги по охране труда, их планирование и учет в программе.
• Оценку условий труда, документы для проведения этой оценки.
• Анализ и расследование несчастных случаев на предприятии.

В программе также есть раздел самообслуживания, где каждый сотрудник может:

• Проверять и смотреть все данные, которые касаются именно его: график работы, сколько отпускных дней осталось и пр.
• Уведомлять, по какой причине он отсутствовал на рабочем месте, подавать новые данные о себе, если они вдруг изменились.
• Регистрировать заявления на отпуск, командировочные листы.
• Подавать запросы на то, чтобы выдали ту или иную справку.
• При необходимости заменять пакет предоставляемых льгот.
• Самостоятельно регистрироваться на различные тренинги.

При этом доступ к базе настраивается в зависимости от функционала: так, кадровику будут доступны одни разделы и документы, руководителю – другие, рядовому сотруднику – третьи и т.д.

2.3.          Охрана труда.

      В программе возможно вести учет инструктажей, оформлять документы по произошедшим несчастным случаям, регистрировать результаты проведенной специальной оценки условий труда.

2.3.1. РАБОЧИЕ МЕСТА

РМ – детально и всесторонне описаны условия труда. Для позиции ШР – много РМ с разными условиями труда. Сотруднику назначают РМ , перемещают между рабочими местами, не затрагивая кадровые документы в рамках своей зоны ответственности.

СОУТ подлежит именно РМ, учитывая в разрезе РМ вредные факторы, виды работ, требующие периодических медосмотров и психиатрического освидетельствования сотрудников. В разрезе РМ ведётся учет несчастных случаев , учет особых условий труда, так же. Если используется СОУТ, то есть возможность для организации определять тариф страховых взносов сотрудника в соответствии с тем классом условий труда, который был присвоен этому РМ.

Элемент справочника РМ, его содержание:

    Устройство РМ и его содержание:

• К какой организации относится это РМ
• На какой должности трудится сотрудник и в каком подразделении

     

Если в организации есть так называемые аналогичные рабочие места, то есть рабочие места со схожим набором данных для оценки условий труда, то по команде «Выделить» аналогичные рабочие места можно их указать. После выделения аналогичных рабочих мест, в графе «Рабочее место» будет показано представление этих рабочих мест, заданное в форме выделения рабочих мест, в графе «Аналогичные места» – рабочие места, входящие в эту группу, в графе «Сотрудники» – все сотрудники, работающие на РМ их группы.

     При проведении СОУТ, при условии, что РМ объявлено, как аналогичное другим, то в РМ можно увидеть ссылку на то РМ, которое является основным для сотрудника. В том случае, если основное место было объявлено, как аналогичное другим, и пользователь отражает эту СОУТ в программе,  то можно увидеть в РМ ссылку на то РМ, которое является основным для сотрудника

При последующем формировании документов аналогичные места будут сформированы автоматически.

Группа данных, которая разворачивается по гиперссылке:

Особенности исчисления страховых взносов

Есть особые категории работников, занятых на вредных производствах или имеющих тяжелые условия труда. Они имеют право на досрочную пенсию, и поэтому страховые взносы с их зарплаты будут немного выше, чем с остальных категорий работающих. 

Подпункты «Досрочная пенсия и вредность». Эта группа данных хранит об условиях труда, вредности, и основания их для досрочного назначения пенсий сотруднику, который работает на этом РМ.

Осмотры по приказу 302н: 1 раз в 2 года. Психиатрические освидетельствования. Эта группа отражает какие вредные факторы присутствуют на РМ , или какие виды работ выполняет сотрудник , что требует периодических медосмотров или психиатрического освидетельствования.

2.3.2. НОМЕР РМ.

В настройках ОТ для контроля РМ выбор необходимой опции:

Необходимо включить ту опцию, которая соответствует учету организации.

Рассмотрим подробнее уникальный номер РМ .

Уникальный номер РМ в рамках подразделения или организации создается в процессе обновлений , номер будет тот, который указан в позиции ШР на закладке «Дополнительно».

2.3.3. НАИМЕНОВАНИЕ РМ.

      Наименование РМ складывается из номера, должности, подразделения за которым закреплено РМ.

Если речь идет об аналогичном РМ, которое по результатам СОУТ было выделено в группу аналогичных, то для аналогичного РМ будет другое правило формирования наименований. Оно складывается из : «Номера» + префикса «А» + «Номер основного РМ» + «Должность» + «Подразделение».

2.3.4. НАЧИСЛЕНИЕ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ

       Программа хранит информацию: какой класс условий труда был присвоен РМ по результатам последней спецоценки  и когда эта спецоценка проводилась. Тариф страховых взносов будет определяться автоматически, в соответствии с этим классом условий труда , указанном в карточке рабочего места.

    Закладка : «Учетная политика организации», в группе по гиперссылке: «Учетная политика», активация опции :  « Применяются результаты спецоценки условий труда»

 

      Далее необходимо подключить опцию: «Применяются результаты спецоценки условий труда»: на основании последней спецоценки будет производиться расчет страховых взносов.

2.3.5. ДОСРОЧНОЕ ИСЧИСЛЕНИЕ ПЕНСИИ РАБОТНИКАМ

Данные в эту группу попадают из справочника «Условия труда»

     Либо данные о досрочной пенсии и вредности можно указать произвольным образом. Если информация для РМ удовлетворяет условиям на досрочную пенсию , или указали особые условия труда , отличающиеся от того, что находится в условиях труда этого РМ , то программа предупредит об этих отличиях и напомнит о необходимости актуализации данных.

 

2.3.6. МЕДИЦИНСКИЕ ОСМОТРЫ

         Здесь хранится информация о том, какие здесь присутствуют вредные факторы на РМ , или виды работ , требующие периодических медосмотров, психиатрического свидетельствования. Программа определит, с какой периодичностью необходимо проходить медосмотры в соответствии с выбранными классификаторами.

 

    Например, кандидат одобрен и в кадры передано решение HR о приеме  сотрудника на работу. Но кандидата планируют вывести на РМ , где присутствует вредность. Поэтому , до того, как оформить ТД необходимо направить его на медосмотр. Заключение медосмотров удобно регистрировать на РМ специалисту по ОТ. Чтобы увидеть информацию о направлении на медосмотр, необходимо:

 

        В первую очередь нужно выделить позиции ШР, на которых действуют вредные факторы (приложение 1 приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н) или выполняются особые работы (приложение 2 приказа). В этих позициях необходимо заполнить списки факторов и видов работ.

Работать с позициями удобно из нового РМ "Медицинские осмотры" (в разделе "Охрана труда").

 

     Факторы и виды работы указываются на закладке "Охрана труда" карточки позиции ШР. Добавление и изменение вредных факторов доступно пользователю с правами "Старший инженер по охране труда".

 

     На первой закладке "Сотрудники" РМ показывается список сотрудников, которым в соответствии с настройками рабочих мест требуется проходить медицинские осмотры. По умолчанию сотрудники выводятся в порядке возрастания даты следующего осмотра, то есть те, кому нужно пройти осмотр раньше – выводятся выше.

Красным цветом выделяются:

• Сотрудники, медицинский осмотр которых просрочен (или не проходился), или до осмотра осталось меньше месяца;
• Сотрудники с противопоказаниями, которым нужно оформить отстранение от работы (перевод или увольнение).

Если сотрудник никогда не проходил медосмотра, то датой следующего осмотра считается дата его вступления в опасную должность: день приема или перевода.

    Для того чтобы отразить направление сотрудников на медосмотр, достаточно выделить их в этом списке и нажать "Сформировать направления".

      В открывшейся форме выбрать и медицинскую организацию, и указать даты проведения медосмотра. По кнопке "Сформировать и напечатать" можно напечатать направления на медосмотр.

      После возвращения сотрудников с медосмотра необходимо ввести заключения. Это можно сделать по одноименной кнопке из РМ. Можно ввести заключения как по каждому сотруднику в отдельности, так и сразу на нескольких, выделив их в таблице. В заключении нужно указать фактическую дату осмотра и результат (наличие противопоказаний). По кнопке "Сформировать заключения" формируются документы, которые затем можно открыть по щелчку в ячейке колонки "Заключение". На основании заключений можно создать кадровый перевод или увольнение.

 

    После ввода заключений фиксируется дата следующего осмотра, строки перестают выделяться. Установив флажок "Показывать только ближайшие медосмотры" можно оставить только те, которые запланированы в течение месяца.

     В панели "Отчеты по охране труда" добавлены новые варианты отчетов:

Список контингента – выводится перечень позиций штатного расписания с вредными факторами и/или видами работ с периодичностью;

    Периодические осмотры – список сотрудников, подлежащих обязательным периодическим осмотрам с информацией о том, когда пройден последний осмотр и когда должен пройти следующий;

     Медосмотры, срок действия которых истекает – список сотрудников, подлежащих обязательным периодическим осмотрам, чей следующий осмотр должен пройти в течение выбранного периода.

     Информация по медицинским осмотрам также отражается в разделе "Охрана труда" карточки сотрудника. В списке вредных факторов/видов работ выводятся факторы/работы не только этой позиции, но и вообще все, по которым сотрудник проходил ранее осмотры. Те факторы, которые не требуются текущей позицией, выделяются серым цветом.

 

Имеется возможность направить кандидата на предварительный осмотр. Для этого можно создать направление на медосмотр на основании решения о приеме на работу.

 

• НАЗНАЧЕНИЕ РМ СОТРУДНИКАМ

 

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА

Специалист ОТ создает документ о назначении РМ сотрудникам:

 

Необходимо подобрать  сотрудников одного отдела в список документа:

      По команде «Объединить» объединяются сотрудники отдела с разными графиками, которые будут работать по очереди на одном РМ, только в этом случае возможно объединение.  (По – необходимости, можно выбрать несколько сотрудников).

      Для тех сотрудников, для которых операция «Объединение» и назначение существующего РМ в документе не была выполнена, оставшимся сотрудникам специалист по ОТ по команде «Создать РМ», создаст и закрепит новые РМ.

После проведения документа РМ будут закреплены за сотрудниками.

Распечатываем Приказ, отдаем на подпись сотрудникам.

 

2.3.8 Специальная оценка условий труда

В соответствии с требованиями законодательства организации необходимо выполнить специальную оценку условий труда (СОУТ) по своим рабочим местам.

Проведение специальной оценки условий труда может включать в себя следующие этапы:

• формирование приказа о создании комиссии, которая несет ответственность за качество оценки;
• назначение сроков проведения оценки;
• определение перечня рабочих мест, на которых будет проводиться специальная оценка условий труда, с выделением аналогичных рабочих мест; идентификация вредных и (или) опасных производственных факторов;
• проведение измерений вредных и (или) опасных производственных факторов;
• отнесение условий труда на рабочих местах к соответствующим классам (подклассам) по результатам проведенных измерений;
• регистрация классов условий труда по результатам проведенной специальной оценки;
• формирование декларации соответствия условий труда в отношении мест, на которых вредные и (или) опасные производственные факторы не выявлены;
• проведение внеплановой специальной оценки условий труда при возникновении несчастных случаев;
• контролирование сроков проведения очередной оценки.

Соответствующие возможности программы доступны при включении настройки Охрана труда – Использовать специальную оценку условий труда.

2.3.9 Подготовка проведения специальной оценки

   Для подготовки проведения СОУТ предназначен документ «Подготовка спецоценки условий труда».

Этап подготовки начинается с аналитики СОУТ: специалисту по ОТ необходимо открыть отчеты, и воспользоваться для анализа двумя отчетами.

Проанализируем: какие РМ подлежат СОУТ и в какие сроки.

    Для регистрации подготовки, результатов СОУТ специалист по ОТ будет обращаться к журналу «Спецоценка условий труда»- там находятся все виды документов, или будет регистрировать эти события в списках документов.

Отразим в ЗУП Корп первые два этапа: создана комиссия по проведению СОУТ и утвержден график проведения СОУТ, а так же согласован с руководством.

Специалист по ОТ вводит документ «Подготовка СОУТ»     

      В документе указывается нечетное число членов комиссии и их роли. Членами комиссии могут быть любые физические лица. Комиссия заполняется автоматически из предыдущих документов по охране труда данной организации (если такие имеются).

     Заполняется организация, исполнитель (организация, проводящая оценку) и сроки проведения оценки.

 

          По введенным в документ данным можно распечатать Приказ о проведении СОУТ и создании комиссии по ее проведению, Заявку на проведение специальной оценки условий труда, а также Перечень рабочих мест, на которых планируется провести специальную оценку условий труда.

  2.3.10 Формирование и утверждение перечня РМ на которых проводится СОУТ.

       На закладке РМ продолжаем работать с документом СОУТ. Теперь СОУТ можно проводить не по организации в  целом, а по подразделениям.

       Необходимо заполнить документ списком РМ : СОУТ подлежат РМ , а не позиции ШР, как было ранее. Документ заполняется списком РМ выбранного подразделения. Если ранее основные РМ были объединены в аналогичные (аналогичные рабочие места- РМ со схожим набором данных для оценки условий труда, то по команде «Выделить аналогичные рабочие места» можно их указать). После выделения аналогичных рабочих мест, в графе «Рабочее место» будет показано представление этих РМ, заданное в форме выделения рабочих мест, в графе Аналогичные места – рабочие места, входящие в эту группу, в графе «Сотрудники» – все сотрудники, работающие на рабочих местах их группы. Сотрудники тоже заполняются автоматически. Документ при заполнении содержит информацию  какой класс условий труда был присвоен РМ по результатам предыдущей СОУТ и когда она проводилась. Теперь при выделении аналогичных РМ стало удобнее. В список аналогичных  РМ можно объединить только РМ с одной должностью. После того, как список аналогичных  РМ составлен указываем в этом списке то РМ , которое является основным. Инженер по ОТ распечатывает перечень РМ  , которые планируются к проведению СОУТ , после этого мы регистрируем организацию , которая выбрана компанией для проведения СОУТ.  Контрагента – организацию,    проводящую СОУТ также указывается  в документе «Подготовка спецоценки условий труда»→ распечатываем заявку на проведение СОУТ.

 

Этап проведения СОУТ происходит за рамками ЗУП: 8 КОРП.

2.3.11 РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОЙ ОЦЕНКИ УСЛОВИЙ ТРУДА НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

Для отражения результатов проведенной оценки условий труда и подготовки приказа о ее завершении предназначен документ Результаты специальной оценки труда.

Регистрация результатов СОУТ состоит из следующих пунктов:

• Оформление результатов проведения СОУТ и утверждение отчета о проведении СОУТ .
• Ознакомление работников с результатами СОУТ
• Размещение работодателем на своем сайте результатов проведения СОУТ
• Уведомление ФСС о результатах СОУТ

     В документе выбирается организация, исполнитель (организация, проводящая оценку), указываются сроки проведения оценки. Может быть выбран документ-основание (Подготовка спецоценки условий труда), тогда большая часть данных заполнится автоматически.

     Добавляются рабочие места организации, по которым была проведена специальная оценка условий труда. Если в организации есть так называемые аналогичные рабочие места, то есть рабочие места со схожим набором данных для оценки условий труда, то по команде «Выделить аналогичные рабочие места» можно их указать. При последующем формировании документов, или, если аналогичные места были введены в документах Подготовка СОУТ, эти данные будут подставлены автоматически.

  В графе Класс условий труда заполняется присвоенный рабочему месту класс условий труда в соответствии с проведенной оценкой.

      На основании данных документа с даты результатов рабочим местам (позициям ШР) присваиваются классы условий труда, а также заполняются соответствующие поля формы 4-ФСС.

      Подробные сведения о проведенной оценке условий труда можно увидеть в отчете «Результаты специальной оценки условий труда». Также данные о проведенных спецоценках отражаются в карточке сотрудника в разделе «Охрана труда».

          Контролировать РМ, по которым вскоре понадобится оценка, можно с помощью отчета «Рабочие места, подлежащие специальной оценке труда». В отчет выводятся рабочие места, по которым истекает срок проведения оценки (прошло 5 лет с предыдущей оценки), по которым оценка не проводилась, и места, на которых произошел несчастный случай (см. раздел 28.3 «Расследование несчастных случаев на производстве»).

Далее выпускается приказ о завершении СОУТ.

2.3.12 Декларация соответствия условий труда

       На основании документа «Подготовка спецоценки условий труда» или документа «Результаты СОУТ» специалист ОТ формирует  Декларацию в соответствиями с  условиями  труда: она  автоматически заполнится рабочими местами,  по которым декларировано соответствие условий труда , согласно нормативным требованиям ОТ. Дата предыдущей оценки вводится информативно и может использоваться в печатных формах.

       В документе выбирается организация, регистрационный номер в реестре организаций, проводящих специальную оценку условий труда; реквизиты заключения эксперта организации, проводившей специальную оценку условий труда.

      Декларацию распечатываем и уведомляем ФСС о результатах СОУТ. Эта информация должна найти отражение в отчете для ФСС , после формирования декларация становится доступной для передачи сервису 1 С: Отчетность.

Аналитика в программе по СОУТ:

• Отчет: РМ , подлежащие СОУТ
• Результаты СОУТ

Информация о СОУТ отражается в справочнике РМ. Открыв РМ мы видим какой класс условий был присвоен  этому РМ и когда проводилась СОУТ.

В карточке сотрудника актуализируется информация по СОУТ, проведенной на РМ, отражается дата проведения , класс условий труда и срок действия спецоценки.

2.3.13.ИНСТРУКТАЖИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

      В программе предусмотрена возможность ведения учета инструктажей различных видов. Возможность доступна при включении настройки раздела «Охрана труда» – вести учет инструктажей по охране труда. Функционал позволяет хранить сведения о пройденных сотрудниками инструктажах, контролировать проведение инструктажей в срок, вести журнал инструктажей, использовать данные при оформлении несчастных случаев.

Виды инструктажей

Разновидности инструктажей описываются в справочнике Виды инструктажей. По умолчанию в нем содержатся: вводный, внеплановый, на рабочем месте и целевой.

 

   Для каждого вида инструктажа возможно определить, необходим ли контроль за его проведением, способ проведения и периодичность, рабочие места, на которых он проводится.

    Контролировать проведение инструктажей возможно с помощью специальных отчетов, а также в карточке сотрудника: в разделе «Охрана труда» выводятся необходимые для его рабочего места инструктажи, даты проведения и даты следующего инструктажа.

         Необходимость проведения инструктажей регистрируется не только заданной периодичностью, но и кадровым переводом сотрудника на другое рабочее место.

       Если инструктаж проводится только для выбранных рабочих мест, при создании позиции штатного расписания ответственный сотрудник может установить необходимость проведения этого инструктажа создаваемой позиции установкой соответствующего флажка на закладке «Охрана труда» или указать список рабочих мест в настройках вида инструктажа.

Проведение инструктажей

    Для регистрации факта проведения инструктажа предназначен документ Инструктаж по охране труда.

        В документе выбираются организация, вид инструктажа, дата его проведения и заполняется список сотрудников, которые прошли инструктаж. Сотрудники могут быть заполнены автоматически в соответствии с позициями, указанными в настройках вида инструктажа. Документ может быть оформлен из карточки сотрудника в разделе Охрана труда.

    Из документа можно распечатать журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.

   Данные зарегистрированных инструктажей выводятся в документе Несчастный случай на производстве.

     Отчетность по инструктажам

     Для контроля прохождения необходимых инструктажей сотрудниками предназначены отчеты Контролируемые инструктажи и Инструктажи с истекающим сроком действия.

         В отчет Контролируемые инструктажи выводятся последние даты проведения инструктажей по сотрудникам, а также сроки действия инструктажей. Красным подсвечиваются инструктажи, которые не были проведены, или срок действия которых истек. Данные отображаются в разрезе подразделений и видов инструктажей. Учитываются только контролируемые инструктажи.

     В отчет Инструктажи с истекающим сроком действия выводятся контролируемые инструктажи, которые не были проведены или срок действия которых истек.

     Данные зарегистрированных инструктажей можно распечатать в виде отчетных форм Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте с отбором по виду инструктажа и Журнал регистрации вводного инструктажа.

2.3.14. несчастные случаи  на производстве

       На работодателя возложена обязанность организовать своевременное расследование несчастного случая на производстве, а также оформить материалы расследования. В программе поддерживаются процессы, связанные с оформлением несчастных случаев. Функционал доступен при включении настройки «Охрана труда» – вести учет инструктажей по охране труда.

Регистрация несчастных случаев

    Сведения о несчастном случае оформляются в документе «Несчастный случай на производстве».

      При возникновении несчастного случая в документ вносятся основные данные случая: дата и время, вид происшествия, сведения о пострадавших, характеристика и обстоятельства места происшествия. Данные из справки о характере полученных повреждений, степени их тяжести, состоянии алкогольного опьянения указываются в соответствующих полях. Сведения о проведенных инструктажах автоматически заполняются по документам Инструктаж по охране труда. Распечатывается и отправляется Сообщение о страховом случае и Извещение о групповом несчастном случае.

      Указываются сведения о сформированной комиссии по расследованию несчастного случая, дата и номер приказа по ее формированию, распечатывается соответствующий приказ.

.